さけとばろぐ

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2017年のジブン手帳bizをこんな感じで使ってます

saketobaaa.hateblo.jp

この記事でも書いたが、2017年の手帳はジブン手帳bizにした。

ジブン手帳Biz - ジブン手帳2017│コクヨ ステーショナリー

11月28日から使い始めて、今のところ毎日記録は続いている。
使い方もだいぶ定まってきたので、私なりのジブン手帳bizの使い方を書こうと思う。

手帳の中身

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ほぼ日カズンを使っていた時と同じカバー。ジブン手帳のみでは厚さが足りないため、一緒にコクヨの方眼ノート(A5 80枚)を綴じている。それでもほぼ日カズン単体よりも少しスリム。

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キャンパスノート方眼罫|大人キャンパスシリーズ|商品情報|コクヨ ステーショナリー

ジブン手帳の方には生活の記録を書き込み、ノートにはその時考えたことやメモしておきたいことなどを乱雑に書くというスタイルだ。

ペンはフリクションボール3の0.38とフリクションカラーズ(睡眠時間の囲い用)を使用。

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黒は普通の書き込み、青は仕事、赤は最重要(でもほとんど使わない。もはや彩り用となっている)と色分けしている。

年間プロジェクト

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365日貯金用に1〜365までの数字を書き込んでおり、貯金箱に入れた額を赤丸で囲っている。
この数字を書く手間を考えたら、365日貯金用シートをプリントして貼り付ければよかったなとちょっと後悔。

ガントチャート

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実際のものはモザイクだらけになるので、こちらは新しく書き起こしたもの。

欄の上の方からその月の仕事の進行スケジュールを、下の方から記録をつけたいものや習慣にしたいことのチェックを記入している。

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仕事は案件毎に欄を変える。同時に進んでいる案件の提出期日が一気に確認できてとても便利。

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習慣などの記録は、体重は「○○.○」と、実行できたものには斜線を入れている。1日に2回、3回と行ったものは斜線の数が増えていく。

月間スケジュール(マンスリー)

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ここはオーソドックスに予定を書き込む使い方をしているのでスケジュールの中身は割愛。
サイドのTodo欄には、その月にやるべきタスクを書き込んでいる。もうすぐ確定申告の準備しなきゃ・・・めんどい・・・

週間バーチカル

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月間スケジュール同様、サイドのTodo欄には、その週にやるべきタスクを書き込んでいる。

全体はこちら。

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一番使用頻度が高くて個性の出る週間バーチカルページだが、私はそんなに変わった使い方はしてない。

①:その日のタスク

サイドのタスク一覧から選んだり、突発的なタスクを書いたりと、その日にやるべきタスクを書き出している。

②:1日の行動記録

1日どのように過ごしていたかの行動記録。
まとまった時間は矢印で記し、それ以外の単発の用事は適当に書き込んでいる。

③:プチ家計簿

その日の買い物の金額を書いている。
書いているのは食費・日用品・外食など家計の出費のみ。何を買ったかなど詳細は書いていないが、一応項目毎に書き出し、計算している。
1週間分の合計金額は、サイドのTodo欄の余ったところに書いている。

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④:プチ日記

その日あったことや行った場所、買ったもの、仕事のことなどなんでも一言書いている。
3行しかないため多くは書けないが、書き忘れても目立たないおかげで気楽に書き続けることができている。

⑤:その日のご飯の記録

朝昼晩のご飯を書き込んでいる。
全体的に、朝か昼を抜いている日が多いので反省。

付箋でその日の振り返り

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最近はじめたことだが、毎日の「良かったこと」「改善したいこと」「疑問点・気になること」を付箋に書き込んで貼り付けている。
KPT法にならって「KPT」と項目を作っているが、もとの意味を完全に無視して書いてる・・・
最近は単純に「○」「×」「?」の記号で項目を作って書いている。

最初はプチ日記欄でこの使い方をしようかと思ってたけど、とても収まりきらなかった。
ノートの方に書いていこうかとも迷ったが、頻繁に開くのはジブン手帳の週間バーチカルページだし、こういった日々の振り返りは目につきやすいところにある方が意識できるだろうと思い、とりあえず今の付箋スタイルでやっていくことに。

この辺は今後更に模索していくことになりそう。

さいごに

ジブン手帳は、はじめからフォーマットがある程度決められているのがとてもありがたい。
毎日数分あれば書きこみが完了するので、忙しくても記録を続けることができている。

今後も色々と使い方は変化するかもだが、ずっと使い続けられそう!とホントに思える手帳だ。

あと、使い始めて分かったがジブン手帳bizのMIOペーパーがとても良い。トモエリバーのくしゃくしゃした感じも好きだったが、下敷きをしないと裏へ盛大に跡が出る点が気になっていた(あと裏抜けも少し・・・)。

その点MIOは少し厚みのある紙なので、下敷きをしなくても跡が気にならないし、裏抜けもほとんどない(※フリクションジェットストリームでしか試したことないけど)。bizがMIOペーパーな限りずっとこれ使い続けてもいいかも・・・とさえ思える。

 

話が逸れたが、私のジブン手帳の使い方はこんな感じだ。
引き続き活用方法を模索しながら1年書き続けようと思う。

それではみなさんもよい手帳ライフを。

AsanaにTrelloのようなボード機能が追加されてたのでさっそく試してみた

いつの間にかAsanaに「Trello」のようなボード機能が追加されていた。

thebridge.jp

 

これは試さない訳にはいかない!ということで、さっそくこの新機能を試してみた。

 

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いつものようにプロジェクト欄から新規プロジェクトを作成。すると新しく「Board」を選択できるようになっている。

今のところ、一度レイアウトを選択すると変更はできないらしい。なので、今まで作ってあるプロジェクトはボード式レイアウトにすることはできない。

 

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「Create Project」をクリックするとプロジェクトが作成されるので、そのまま「Add Columns」をクリックしてカラムを作っていく。

 

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Trelloのようにサクサクとカラムを作ることができる。すごい、Trelloだ。

 

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タスクの作成は各カラムの「+」ボタンから。TrelloのようにEnterキーで連続入力が可能。

 

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タスク詳細を開かないままだと「Assign」と「Date」のみ編集可能。

 

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タスクをクリックするとタスクの詳細画面が表示される。リスト式レイアウト時は画面右にニョキッと出ていた詳細画面は、Trelloと同じくポップアップ式で表示されるようになっている。

 

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タグも今まで通りつけることができるが、これまたTrelloのように、カラム上ではただのカラーバーとして表示される。一応オンマウスでタグ名称は表示されるけど、やっぱりぱっと見で分かるようになってほしいなあ。

 

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先程のタスクにもう一つプロジェクトを追加したらどう表示されるのかなーと試したらこうなった。たまたま同じような色のタグとプロジェクトを充ててしまったが、違いが何もなくて困惑。

感想

正直Asanaにこのボード機能がつくとは思ってなかった(というかこういう動きがあったのをチェックしてなかった)から、今回の実装には心底驚いたし感動した。

ボード式では、まだ複数タスクの選択ができなかったり、ソート機能がなかったり、繰り返し設定しているタスクを完了させても画面から消えなかったり(ソートの「All Tasks」と同じ表示状態)、Togglボタンが表示されなかったりと少し不便なところもあるが、今後のアップデートに期待したい。

Asanaの「タスクに複数のプロジェクトを設定する」機能を使った献立管理方法

私が思うAsanaの一番の魅力は、1つのタスクに複数のプロジェクトを設定できることだ。
この機能が意外と、1週間の献立を管理するのに最適だった。今日は私が行っているその管理方法を書く。

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saketobaaa.hateblo.jp

まずは「レシピ」と「献立」の2つのプロジェクトを作成

まず最初に「レシピ」と「献立」という名前のプロジェクトを作成する。 f:id:saketobaaa:20161027130359p:plain

「レシピ」には、自分が作れる・作りたい料理名をだだだっとリストアップしていく。「肉料理」「魚料理」など見出しで区切っておくと見やすい。 f:id:saketobaaa:20161027130415p:plain

「献立」には、月〜日までの見出しを作成する。 f:id:saketobaaa:20161027130424p:plain

プロジェクトの名前は、それぞれの役割が分かれば別に何でも良い。私は「レシピ集」「今週の献立」にしている。

「レシピ」から「献立」にタスク(料理名)を移す

それぞれプロジェクト内にリストができあがったら、これで管理するための準備が完了した。

1週間何を作ろうかと考えながら、「レシピ」から「献立」にタスク(以下、料理名)を移していく。

この時に間違えないでほしいのが、「レシピ」から「献立」に料理名をドラッグするのではなく、プロジェクト欄の「献立」を料理名にドラッグするのだ。 f:id:saketobaaa:20161027130500g:plain

こうすることで、料理名という名のタスクを「レシピ」プロジェクトから全く動かすこと無く「献立」プロジェクトに設定することができる。

また、別の方法(複数まとめて設定したいときなど)として、以下の方法もある。

料理名を選択→サブメニューの「Edit Projects」→「+」マーク→検索窓から「献立」を選択(スペースキー押すと候補が出る) f:id:saketobaaa:20161027130520g:plain

移した料理名を振り分ける

あとは、移した料理名を各曜日の見出しの下に振り分けていく。

これで1週間の献立ができあがる。

1週間終わったら/「献立」内を空に戻す

1週間終わり、また次週の献立を考え直す、となった際に「献立」内を空に戻す方法。

「レシピ」から移してきた料理名を全て選択(Shiftやドラッグで複数まとめて選択できる)。間違って曜日の見出しを選択しないように注意。

サブメニューのプロジェクト欄にある「献立」を「☓(Remove Project)」マークで消す。f:id:saketobaaa:20161027131222g:plain

これで完了。

以上が献立管理を行うための全行程だ。文字で書き出すと工程が多いように思えるかもしれないが、実際やってみると非常に少ない手間で簡単に管理できる。

番外編:その他やっておくと便利なこと

「買い出し」プロジェクトを作って買うものも管理

新しく「買い出し」プロジェクトを作り、できあがった「献立」を見ながら必要な材料をリストアップする。

こうすることで買い忘れや買いすぎを防ぐことができ、しかも1週間分まとめての買い出しも可能になる。

まあこれは別のアプリや紙で管理してもいいんだけどね。

料理名の「Description」に材料や作り方も書いておく

料理名を選択すると出て来るメニュー内に「Description」という欄がある。簡単に言えばメモ欄だ。

そこに「材料」と「作り方」も書いておけば、買い出しリストを作るときにも材料を確認できたり、キッチンでレシピ本を広げたりしなくてもよくなったりと何かと便利。家族とAsanaを共有すれば、代わりに作ってくれる・・・かもしれない。

一度お試しあれ。

来年の手帳会議 来年は「ジブン手帳Biz」に決まりそう

来年の手帳がずらりと並び始め、皆吟味し始めるこの季節。
私も、来年持つ手帳について一人会議をしてみた。

今年の「ほぼ日手帳カズン」の使用感はどうだったか

まずは、今年の私のほぼ日手帳について振り返る。

1日1ページの方は、やはり続かなかった。4月まではほぼ毎日書いていたのだが、その後仕事が忙しくなり、あっという間に書かなくなった。また、書いていない分なんだかプレッシャーを感じてしまい、手帳を開く気分が重くなる。

週間バーチカルページも相変わらず模索ばかりが続き、こちらもほぼ白い。が、なんだかこのページは好きだ。

逆に継続して使っていたのは月間カレンダーと年間インデックス。
机の上で月間カレンダーページを開いたままにしておき、すぐに予定の書き込み・確認ができるようにしている。年間インデックスは、習慣づけたいことのチェックリストや体重などの健康管理に使っている。

結論:1日1ページは私には不要だった。最低ラインとして月間カレンダーと1年を一望できる書き込みページがあればいい。

来年の手帳を選ぶにあたって、手帳に必要な条件は何か

来年からはまた別の手帳を持つことになりそうだ。
そこで、来年の手帳を選ぶにあたり、私が必要とする条件を書き出してみる。

  • 1日1ページではない
  • A5サイズ(多少変形も可)
  • 方眼
  • 年間インデックスのようなページがある
  • ノートのようなページはあまりいらない
  • なるべくシンプルなデザイン
  • できればリストを作れるようなページがほしい(Todoリストではなく、やりたい100のことリストなどを簡単に作れるようなページ)

以上を踏まえて、手帳ラインナップの海から「これだ!」という手帳を探していった。

条件にピタリと合った「ジブン手帳Biz」

手帳を紹介するネットの記事の中に「ジブン手帳」の文字を見つけて、「ああそういえばそういうのもあったなあ」と思い、何気なしに検索した。

一昨年、店頭やネットでも一応調べてはいたけれど、あの角いデカフォントとカラフルな感じがあまり好きではなくスルーしていた。

が、今年からラインナップにビジネスシーンでも使いやすいようデザインされた「ジブン手帳Biz」が発売されたのだ。

www.kokuyo-st.co.jp

ノーマルより絶対こっちの方がいいわーガントチャートとか素敵だわー

ということで、一気に第一候補にまで上り詰めたのだった。

手帳カバーと厚さが合わない問題を、ノートを一緒に閉じる形でカバー

1つだけ重大な問題があった。

私が今カズンで使用している手帳カバーは、カズンのサイズに合わせて作られたカバーだ。夫にプレゼントしてもらったものであり、名前も印字されているし何よりデザインが気に入っているため、このカバーは継続して使いたかった。

が、ほぼ日カズンとジブン手帳では明らかに厚さが違う。しかも、ジブン手帳は少しスリムにできているためもうガバガバになることは明らかだ。

さすがにその状態で使うのも・・・と思っていた矢先、私が手帳以外にA5サイズのノートを持っていたことを思い出した。しかもノーブルの200P。

文具・紙製品のライフ株式会社

今はこのノートにアイデアやメモを走り書きしている。

この2つを合わせて閉じればカズンと同じくらいの厚さになるんじゃね?と気がついた私は、早速シュミレーションを行う。

うん。思った通りちょうどカズンと同じ厚さだ。

来年は、「ジブン手帳Biz」で日々の記録を、「ノート」で日記やアイデアの記録をする

どうにも、ほぼ日はあの「1日1ページ」というフォーマットが合わなかったのかもしれない。
どこから書き始めても良い、1日1ページも書かなくていい、隣のページに矢印を引っ張って続きを書いてもいい、そんな自由なフォーマットなノートが性に合っているようだ。

それに加えて、引き続き日々の記録を助けてくれるジブン手帳。

この手に持ち、記録を始めるのが楽しみだ。

退職が決まった

10月半ばに退職することになりました。という近況報告。

実際は、余ってた有給使いまくって9月半ばで出社は終わり。なのであと数日しか出社しない。
10月には開業届も出し、フリーランスとして活動を開始する予定だ。

正直、先々の仕事の目処はあんまり立ってなかったりする。1、2ヶ月前になりぽんと仕事で埋まる、ということが常なため、まだ11月以降のスケジュールは埋まっていない。

とりあえず時間に余裕はできるので、ポートフォリオや名刺用のイラストを描いたり、取引先に挨拶がてらお仕事を頂けないか連絡してみたり、イラコンに出してみたり、勉強したり・・・と、できるところからやっていこうと思う。

収入面の不安、将来の不安、色々抱えたままだけど、この選択が間違いではなかったと思えるように、仕事に打ち込んでいこう。

Togglによるタイムトラッキングで自分の時給を知る

Togglを使って仕事の作業時間を計測すると、自分の時給やキャパがはっきりと見えてきた。

Togglとは

Toggl - Free Time Tracking Software

デスクトップ、ブラウザ、AndroidiPhoneなど、様々な環境で使えるタイムトラッキング(時間計測)ツール。ボタン1クリックで計測開始、またボタン1つで計測終了という超カンタン操作で、自分が何にどれくらい時間を費やしたかを計測できるすぐれもの。

Chrome拡張機能を入れると、Todoist、Gmail、Wunderlist、Trello、Asana、Googleカレンダーなど、ありとあらゆるWebサービスと連携して更に効率よく計測ができる。

Toggl Button: Productivity & Time Tracker - Chrome Web Store

作業時間を計測して時給を割り出す

基本的に案件毎にプロジェクトを作成して計測していく。私は制作管理をAsanaで行っているので、TogglからではなくAsanaから計測の開始・終了を行っている。こういった外部サービスからの計測だど、タイトルが自動的に入力されるから便利。

後から振り返った時のために、ラフ・線画・彩色・修正と段階を細かく分けて計測したりもしているが、面倒だったり別に必要ないわって場合は細かく計測する必要はないと思う。ボタンを押すことさえ忘れなければOKなんだから。

そうして計測を進めていき、最終的に1案件にどれくらい時間がかかったかを「Reports」から確認する。
月をまたぐような案件なら、初期表示の「This Week」を「This Year」にしたり、カレンダーで案件開始日~今日までを選択すればトータルの時間が表示される。

あとは、報酬額をこの時間で割ればカンタンに時給を算出できる。

算出した後の時給は、ExcelGoogleスプレッドシートで管理するもよし、Togglの有料会員になって時給を管理・計算してもらうもよし。(私は有料会員ではないのでどんなものか分からないけど・・・) 私はGoogleスプレッドシートを使って、案件全体の概要と共に管理してる。

時給を算出して見えてきたもの

少なくとも会社よりは高かった。約2~3倍。
同じような作業量の案件8件分を計測してみたところ、平均して作業時間は21時間ということが分かった。
自分の感覚では+10時間くらいかかっているだろうと思っていたので、これは嬉しい誤算でもある。が、時給アップをはかるためにはまだまだスピードアップしなきゃなのかーと苦笑い・・・

まあともかく時給の平均値も分かったため、制作料を設定する際に大いに役立つことになるだろう。今まで、結構なんとなくで決めてたんだよね・・・
基本となる時給と作業時間が分かれば、月にどれくらいの件数をいくらで請ければいいのかの指標になる。スケジュールも組みやすくなるし、手当たり次第仕事を請けまくってキャパオーバーなんてことも防げそう。

おわりに

自分の時給を知るのは、自分の腕だけで食ってくフリーランスにとってはすごく大事なことだと思う。現状を正確に把握でき、今後の仕事への姿勢やモチベーションにも直結する。今回はそれがはっきりと見えたので大収穫。

今後は、作業のスピードアップを優先的に行い、より多く実績を作って単価を上げる方向に持って行こう。

分散してたタスク管理ツールが一本化できた。高機能プロジェクト管理ツール「Asana」※2016/8/18追記

※2016/8/18追記しました。

Google Task、Toodldo、Nozbe、doit.im、Todoist、Wunderlist、Trello・・・とタスク管理系ツールに色々手を出しまくってきた中、また新しく使いはじめたサービスがある。Asanaというプロジェクト管理ツールだ。

私は、プライベートのタスクはWunderlist、仕事はTrello、夫との献立の共有はTodoistとバラバラなツールで管理していた。
一見煩わしそうだけど、それぞれに適したツールを使っているだけだし、そのために複数のツールにまたがることは特に問題だとは思っていない。

Asanaを使ってみようと思ったときも、特別乗り換える気もなく、ただ単にちょっとおもしろそうだな~と感じて手を出してしまったというだけだった。

だけど、Asanaを使えば使うほど「あ、これって今分散してるツール全部まとめられるんじゃないか?」と思え、実際に移行してみると全てAsanaでまかなえるようになってしまった。

Asanaとは

複雑にもシンプルにも使えるプロジェクト管理ツール。かなり高機能なのに1チーム15名までは無料で使えるのがありがたい。
2015年にデザインをリニューアルして可愛くしゃれおつになった。なんかユニコーンが飛んだりする。日本語化はしておらず全て英語なので少々とっつきにくい。

ところで「Asana」ってなんて読むの?アサナ?アーサナ?アサーナ?

Asanaの何が琴線に触れたのか

一番やりたかった「1つのタスクに複数のプロジェクトを設定」ができる

近頃、手入力や条件を絞ってタスクを検索したり、プロジェクトとタグの二方面からの管理をめんどくさく感じるようになった。

一時的にしか使わないようなものや優先順位はタグでもいいけれど、コンテキストなど日常的に利用する項目(@連絡する や @自宅 など)はプロジェクトリスト化し、一覧で全部完結させたい。

そのためには、どうしても「1つのタスクが2つ以上のプロジェクトに存在することができる」状態が必要になる。

しかしこれはTodoistやWunderlistでは実現できないこと。タスクはどれか1つのプロジェクトにしか存在できない仕様なので、諦めてタグやラベル機能でコンテキストを作る以外方法は無かった。

けれどAsanaは1つのタスクに複数のプロジェクトを設定することができる。「Aプロジェクト内の”タスクa”に@連絡待ちプロジェクトを付与」なんていう、まさしく理想的な状態ができあがるわけだ。

プロジェクト内に「小見出し」を作って、更にタスクを分類できる

これも今まで使った他のタスク管理ツールには無かった機能だと思う。

Asanaでは、タスクを作成する際、最後に「:」をつけるとそれがタスクではなく「小見出し」として扱われるようになる。

プロジェクトの中でも更に区切りをつけたい、けれどサブタスクにしたり、見出し風にしたタスクを使うのは適切じゃない・・・という場面は多々あると思う。そんな時に非常に便利。

Todoistのような複雑な繰り返し期日を設定できる

「毎週火曜と木曜」とか「毎月第2日曜日」とか「月末」とか、そういった複雑な繰り返し期日への対応はTodoistならではだと思っていたけれど、Asanaも全然負けてなかった。

例として下記のような繰り返し期日が設定できる。

  • 毎日
  • 10日毎
  • 2週間毎の月曜日と金曜日
  • 3ヵ月毎の15日
  • 毎月末
  • 1年毎の7月20日

「毎月第2日曜日」などの「第○曜日」といった設定はできなかったが、これほど設定できたら十分だ。

サブタスクにも期日を設定できる

さすがに期限(時間)や繰り返しの期日は設定できないが、普通の期日なら設定できる。

※2016/8/18 ここから追記
繰り返し設定できました。

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サブタスク欄のコメントマークをクリックすると、サブタスクの詳細画面へ移動する。

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あとは、親タスクと同じく『Due Date』から締切日と繰り返しの設定ができる。

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すばらしい拡張性。

--- 追記ここまで ---

その他に、サブタスク1つ1つに担当者とコメントも設定できるため、チームでのプロジェクト管理はほんと捗りそうな印象。

複数のワークスペースを持つことができる

タスク管理ツールを分けていたのは、もちろんそれぞれの目的に各ツールが最適だったからというのもあるけれど、「プライベート」「仕事」「夫との共有タスク」が1つのツール内ではとても管理しきれないと感じたからだった。

もちろん、フォルダやサブプロジェクト化して管理もできただろうけど、縦にどんどん長くなっていくプロジェクトリストはもう見るだけで疲弊してしまう。

それぞれでツールを変えることによって、適切な量のプロジェクト数にとどめることができ、かつ頭の切り替えにもなるのでこの方法はとても良かった。

一方Asanaでは、1つのアカウントで複数のワークスペースを持つことができる。ということは、「プライベート」「仕事」「夫との共有タスク」を1つのツール内で完全に分けることができ、ツールの1本化ができるのだ。

「カレンダー」機能と外部ツール「Instagantt」でスケジュールと進行を管理できる

Asanaにはデフォルトでカレンダー機能がついており、毎日のタスクがカレンダー上で確認できる。仕事の締め切り管理の際、これが地味に助かる。

また、外部ツール「Instagantt」を使うと、プロジェクトごとにガントチャートを作成でき、スケジュールの進行管理がより捗る。
Asanaには開始日の概念がないけれど、Instagantt上では開始~終了の期間を設定できるので、擬似的になるが開始日を設定できることになる。

あ、もちろんAsanaのタスクをGoogleカレンダーに表示することもできるので、そのへんはお好みで。

ということで、Asana1本に絞ってタスク管理をすることにした

使い始めて1ヵ月ほど経つけれど、今のところ快適に管理できている。管理方法が安定してきたため、先日ようやく夫もAsanaに招待して全面移行が完了した。

リマインダー通知が毎朝1通のメールのみだったり、自分に割り当てるのを忘れたタスクを見失ったり、英語オンリーなので解釈に時間がかかったりと色々気になる点もあるけれど、その辺はまだこれから慣れていくべき部分だと思う。

日本語化されていない上に、Asana関連の日本語記事が他のツールに比べて少ないため、とっつきにくい感じはあるけれど・・・ぜひ一度使ってみて欲しい。というか私が記事書けばいいのか。時間できたら書きたい・・・