さけとばろぐ

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分散してたタスク管理ツールが一本化できた。高機能プロジェクト管理ツール「Asana」※2016/8/18追記

※2016/8/18追記しました。

Google Task、Toodldo、Nozbe、doit.im、Todoist、Wunderlist、Trello・・・とタスク管理系ツールに色々手を出しまくってきた中、また新しく使いはじめたサービスがある。Asanaというプロジェクト管理ツールだ。

私は、プライベートのタスクはWunderlist、仕事はTrello、夫との献立の共有はTodoistとバラバラなツールで管理していた。
一見煩わしそうだけど、それぞれに適したツールを使っているだけだし、そのために複数のツールにまたがることは特に問題だとは思っていない。

Asanaを使ってみようと思ったときも、特別乗り換える気もなく、ただ単にちょっとおもしろそうだな~と感じて手を出してしまったというだけだった。

だけど、Asanaを使えば使うほど「あ、これって今分散してるツール全部まとめられるんじゃないか?」と思え、実際に移行してみると全てAsanaでまかなえるようになってしまった。

Asanaとは

複雑にもシンプルにも使えるプロジェクト管理ツール。かなり高機能なのに1チーム15名までは無料で使えるのがありがたい。
2015年にデザインをリニューアルして可愛くしゃれおつになった。なんかユニコーンが飛んだりする。日本語化はしておらず全て英語なので少々とっつきにくい。

ところで「Asana」ってなんて読むの?アサナ?アーサナ?アサーナ?

Asanaの何が琴線に触れたのか

一番やりたかった「1つのタスクに複数のプロジェクトを設定」ができる

近頃、手入力や条件を絞ってタスクを検索したり、プロジェクトとタグの二方面からの管理をめんどくさく感じるようになった。

一時的にしか使わないようなものや優先順位はタグでもいいけれど、コンテキストなど日常的に利用する項目(@連絡する や @自宅 など)はプロジェクトリスト化し、一覧で全部完結させたい。

そのためには、どうしても「1つのタスクが2つ以上のプロジェクトに存在することができる」状態が必要になる。

しかしこれはTodoistやWunderlistでは実現できないこと。タスクはどれか1つのプロジェクトにしか存在できない仕様なので、諦めてタグやラベル機能でコンテキストを作る以外方法は無かった。

けれどAsanaは1つのタスクに複数のプロジェクトを設定することができる。「Aプロジェクト内の”タスクa”に@連絡待ちプロジェクトを付与」なんていう、まさしく理想的な状態ができあがるわけだ。

プロジェクト内に「小見出し」を作って、更にタスクを分類できる

これも今まで使った他のタスク管理ツールには無かった機能だと思う。

Asanaでは、タスクを作成する際、最後に「:」をつけるとそれがタスクではなく「小見出し」として扱われるようになる。

プロジェクトの中でも更に区切りをつけたい、けれどサブタスクにしたり、見出し風にしたタスクを使うのは適切じゃない・・・という場面は多々あると思う。そんな時に非常に便利。

Todoistのような複雑な繰り返し期日を設定できる

「毎週火曜と木曜」とか「毎月第2日曜日」とか「月末」とか、そういった複雑な繰り返し期日への対応はTodoistならではだと思っていたけれど、Asanaも全然負けてなかった。

例として下記のような繰り返し期日が設定できる。

  • 毎日
  • 10日毎
  • 2週間毎の月曜日と金曜日
  • 3ヵ月毎の15日
  • 毎月末
  • 1年毎の7月20日

「毎月第2日曜日」などの「第○曜日」といった設定はできなかったが、これほど設定できたら十分だ。

サブタスクにも期日を設定できる

さすがに期限(時間)や繰り返しの期日は設定できないが、普通の期日なら設定できる。

※2016/8/18 ここから追記
繰り返し設定できました。

f:id:saketobaaa:20160818224632p:plain

サブタスク欄のコメントマークをクリックすると、サブタスクの詳細画面へ移動する。

f:id:saketobaaa:20160818225415p:plain

あとは、親タスクと同じく『Due Date』から締切日と繰り返しの設定ができる。

f:id:saketobaaa:20160818225613p:plain
すばらしい拡張性。

--- 追記ここまで ---

その他に、サブタスク1つ1つに担当者とコメントも設定できるため、チームでのプロジェクト管理はほんと捗りそうな印象。

複数のワークスペースを持つことができる

タスク管理ツールを分けていたのは、もちろんそれぞれの目的に各ツールが最適だったからというのもあるけれど、「プライベート」「仕事」「夫との共有タスク」が1つのツール内ではとても管理しきれないと感じたからだった。

もちろん、フォルダやサブプロジェクト化して管理もできただろうけど、縦にどんどん長くなっていくプロジェクトリストはもう見るだけで疲弊してしまう。

それぞれでツールを変えることによって、適切な量のプロジェクト数にとどめることができ、かつ頭の切り替えにもなるのでこの方法はとても良かった。

一方Asanaでは、1つのアカウントで複数のワークスペースを持つことができる。ということは、「プライベート」「仕事」「夫との共有タスク」を1つのツール内で完全に分けることができ、ツールの1本化ができるのだ。

「カレンダー」機能と外部ツール「Instagantt」でスケジュールと進行を管理できる

Asanaにはデフォルトでカレンダー機能がついており、毎日のタスクがカレンダー上で確認できる。仕事の締め切り管理の際、これが地味に助かる。

また、外部ツール「Instagantt」を使うと、プロジェクトごとにガントチャートを作成でき、スケジュールの進行管理がより捗る。
Asanaには開始日の概念がないけれど、Instagantt上では開始~終了の期間を設定できるので、擬似的になるが開始日を設定できることになる。

あ、もちろんAsanaのタスクをGoogleカレンダーに表示することもできるので、そのへんはお好みで。

ということで、Asana1本に絞ってタスク管理をすることにした

使い始めて1ヵ月ほど経つけれど、今のところ快適に管理できている。管理方法が安定してきたため、先日ようやく夫もAsanaに招待して全面移行が完了した。

リマインダー通知が毎朝1通のメールのみだったり、自分に割り当てるのを忘れたタスクを見失ったり、英語オンリーなので解釈に時間がかかったりと色々気になる点もあるけれど、その辺はまだこれから慣れていくべき部分だと思う。

日本語化されていない上に、Asana関連の日本語記事が他のツールに比べて少ないため、とっつきにくい感じはあるけれど・・・ぜひ一度使ってみて欲しい。というか私が記事書けばいいのか。時間できたら書きたい・・・